Medische gegevens vernietigen

Medisch dossier

Behandelaars zoals artsen, verpleegkundigen, paramedici leggen allemaal gegevens over jou vast. Bij elkaar vormen deze gegevens een beschrijving van het verloop van een behande­ling. In het medisch dossier staan gegevens over jouw behandeling, zoals uitgevoerde onderzoeken, onderzoek uitslagen, (verwijs)brieven aan een specialist of huisarts, operatieverslagen en een medicatieoverzicht.

Administratieve gegevens, zoals financiële gegevens, behoren niet tot het medisch dossier en kunnen derhalve niet worden vernietigd. Dit geldt ook voor berichten die naar externe partijen, zoals zorgverzekeraars en de huisarts, zijn gestuurd.

Het verzoek

Om jouw verzoek tot (deel) vernietiging van je medisch dossier aan te vragen, dien je het aanvraagformulier vernietiging medisch dossier in te vullen. Nadat het ingevulde formulier is ontvangen worden je gegevens geverifieerd en wordt het verzoek in behandeling genomen.

Download het aanvraagformulier en print dit uit.

Je volledig ingevuld aanvraagformulier kun je samen met een kopie van je legitimatiebewijs (zonder postzegel) opsturen naar:

Anna Ziekenhuis, t.a.v. afdeling CMA, Antwoordnummer 10031, 5660 AB Geldrop

Of je kunt het mailen naar: cma@st-anna.nl.

Onderaan deze pagina lees je hoe je veilig een kopie van je legitimatiebewijs maakt.

Procedure

De afdeling centraal medisch archief ontvangt het verzoek tot vernietiging en zal dit zo spoedig mogelijk naar de (voormalig) behandelend specialist en de functionaris gegevensbescherming sturen. De (voormalig) behandelend specialist is verantwoordelijk voor de beoordeling van het verzoek.

In sommige gevallen kan een verzoek tot vernietiging worden geweigerd, namelijk;

• Een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld de zorgverzekeringswet die eist dat de gegevens tot 5 jaar na het einde van de behandeling bewaard moeten blijven zodat zorgverzekeraars de ingediende declaratie eventueel kunnen controleren op rechtmatigheid.

• De gegevens moeten worden bewaard vanwege een ‘aanmerkelijk belang’ van een ander dan de patiënt.

• Vernietiging leidt ertoe dat er geen goede veilige zorg kan worden verleend (artikel 7:453 Burgerlijk Wetboek). Dit geldt in situaties waarin overduidelijk is dat vernietiging van (gedeelte van) het dossier niet in het belang van de patiënt wordt geacht. Uw behandelend arts moet deze weigering motiveren.

• In het geval waarin een familielid van de patiënt goede redenen heeft om het medische dossier te bewaren met betrekking tot erfelijke ziekte(s) of genetisch onderzoek.

• In het geval waarin er duidelijke aanwijzingen zijn dat de patiënt een procedure/klacht voorbereidt tegen de hulpverlener of het ziekenhuis of dat deze in gang is gezet.

• Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ): een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) patiënt kan pas na vijf jaar na beëindiging van de BOPZ-behandeling worden ingediend.

De beoordeling van het verzoek wordt uiterlijk vier weken na dagtekening van het verzoek aan jou bekend gemaakt. Als deze termijn niet wordt gehaald, word je hierover schriftelijk geïnformeerd. Individuele omstandigheden kunnen ervoor zorgen dat van de beschreven procedure wordt afgeweken, ook hierover zullen wij je schriftelijk informeren.

Aangezien de vernietiging niet kan worden teruggedraaid gaan we na de beoordeling van het verzoek graag met jou in gesprek.

Dit gesprek heeft tot doel:

1. Fysieke identificatie.

2. Duidelijkheid geven over wat de (on)mogelijkheden zijn met betrekking tot het door jou gedane verzoek. Sommige gegevens kunnen niet van datadragers worden verwijderd.

3. We lopen je verzoek nog eens door om zeker te zijn van je verzoek en of het jou duidelijk is wat de gevolgen van vernietiging van de gegevens zijn.

4. Wanneer het verzoek tot vernietiging is geweigerd zullen we dit nader toelichten.

Uitvoeren verzoek

Na instemming van de betrokken specialist en de secretaris raad van bestuur wordt jouw verzoek binnen drie maanden uitgevoerd. Je ontvangt hier een bevestiging van. In je dossier wordt een aantekening gemaakt dat delen uit het dossier op jouw verzoek zijn vernietigd. Daarnaast wordt je aanvraag digitaal bewaard. De vernietiging van medische gegevens is alleen van toepassing op gegevens die in het verleden tot op het moment van dit verzoek zijn vastgelegd. Indien je opnieuw wordt behandeld binnen de Anna Zorggroep start er een nieuwe reeks van vastlegging van medische gegevens.

Jouw medische gegevens, waarvan je hebt verzocht deze te vernietigen, zijn na vernietiging niet meer toegankelijk voor zorgverleners en dit kan hierdoor directe consequenties hebben voor eventuele (toekomstige) behandeling.

Verzoek dossier minderjarigen

Als aanvrager dien je het ouderlijk gezag te hebben of de wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige te zijn.

1. Is je kind jonger dan 12 jaar? Dan moeten beide ouders de aanvraag ondertekenen en moeten beiden zich identificeren.

2. Is je kind tussen de 12 en 16 jaar? Dan moeten zowel het kind als beide ouders de aanvraag ondertekenen en allen moeten zich identificeren.

3. Is je kind 16 jaar of ouder? Je kind moet het verzoek zelf indienen en zich identificeren.

Als je voor iemand die meerderjarig en wilsonbekwaam is een vernietigingsverzoek indient, dien je als aanvrager aan te tonen dat je de wettelijk vertegenwoordiger (mentor/ curator) van de meerderjarige bent.

Vragen

Indien je vragen hebt kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via functionaris-gegevensbescherming@st-anna.nl.

Veilig een kopie van je legitimatiebewijs maken

Om je aanvraag in behandeling te kunnen nemen hebben we een kopie van de voorkant en de achterkant van je legitimatiebewijs nodig. Met de KopieID-app van de Rijksoverheid maak je met je mobiele telefoon of tablet een veilige kopie van je legitimatiebewijs. Je kunt de KopieID-app downloaden in de App Store of Google Play Store.